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Como ter produtividade e boa comunicação em tempos de trabalho remoto?

A prática do trabalho remoto vem passando por evoluções ao longo dos últimos anos, incluindo ajustes na legislação trabalhista brasileira. Mas o que podemos chamar de a “revolução” do trabalho remoto, aconteceu mesmo no início deste ano em virtude da pandemia mundial.

Da noite para o dia, frente à nova situação ao longo de todos os países ao redor do globo, tanto as empresas, quanto seus colaboradores, profissionais liberais, empreendedores, etc, foram forçados a se ajustarem a esta nova realidade nas interações comerciais, a era online e remota.

Considerando esse novo cenário, obviamente saíram na frente as empresas que já vinham trabalhando nesta direção, bem como os profissionais mais qualificados para lidar com a gama de informações e ferramentas tecnológicas envolvidas neste novo modelo de trabalho.

Trabalho remoto ou teletrabalho (home office), literalmente significa dizer trabalho a distância e atualmente é um dos temas mais abordados no mundo inteiro.

O foco deste artigo não é o aprofundamento sobre a origem, legislação ou os tipos de teletrabalho. A idéia é trazer algumas dicas básicas para ganhar produtividade trabalhando remotamente. Confira!


É preciso ter um ambiente profissional mesmo trabalhando de casa

Trabalhar remotamente requer mais do que um computador e internet, é preciso pensar em como organizar processos, rotina da equipe, comunicação e também entender a disponibilidade e o espaço físico de cada funcionário que está em home office.

Sabemos que podem haver limitações com relação a infraestrutura de trabalho e nos recursos disponíveis. É preciso ter um toque de criatividade, sem perder o profissionalismo e até pensar na ergonomia.

Elaborar um mapa das necessidades, considerando tudo o que  será preciso para que cada funcionário possa realizar o seu trabalho remoto e após isso, estabelecer um plano de ação para cada necessidade: 

  • Ferramentas, programas e aplicativos que devem ser instalados no computador para facilitar a troca de mensagens, arquivos, etc;
  • Cursos e treinamentos que serão necessários;
  • Equipamentos a serem disponibilizados para o time remoto;
  • Plano de Investimentos financeiros em ativos.


Estabelecer um fluxo de trabalho com a equipe

Não importa se sua equipe é formada por funcionários CLT, se são freelancers, consultores. Estabelecer uma rotina é vital e aqui listamos o que entendemos ser primordial neste momento:

  • Entender qual é o resultado esperado pela empresa, cliente e parceiros e em qual prazo;
  • Analisar as demandas familiares e as necessidades da sua casa. Aproveite para estabelecer horários para cada atividade da sua rotina diária;
  • Ter sempre uma lista de tarefas e estabelecer as prioridades do dia;
  • Criar um passo-a-passo para as atividades técnicas que requerem mais foco. Uma boa dica é você trabalhar com agenda online, fica mais fácil visualizar seus compromissos e receber alertas. Não esqueça de mantê-la atualizada e compartilhar entre as pessoas do seu time!
  • Planeje seu dia, a sua semana e se possível o seu mês;
  • Escolher um método ou indicadores de produtividade que melhor combine com as suas atividades, prioridades e estilo de vida;
  • Investir em um coach de carreira para te ajudar no mapeamento das suas necessidade, criação de planejamento, plano de ação e workflows.


A boa comunicação também deve ser um dos indicadores de produtividade

Se você lidera (ou faz parte de) uma equipe, a comunicação eficaz é super importante para o sucesso de sua equipe. A realidade é que a comunicação remota apresenta alguns desafios adicionais que exigem soluções bem pensadas.

Infelizmente, não existe uma receita de bolo para isso pois sabemos que a comunicação é um tema relevante e não importa se o trabalho é remoto ou presencial: sempre há problemas. Portanto, é importante que você entenda as lacunas que existem ao se comunicar remotamente. Nós listamos alguns pontos de atenção:

  • Criar uma cultura de trabalho remoto (valores, missão, visão, metas e objetivos). Aproveite este momento para alinhar as expectativas com todos os envolvidos da equipe ( o quê, quem, quando e como);

    Determinar uma matriz de responsabilidade (quem é responsável pelo que).   Compartilhe tais responsabilidades, atividades diárias e prioridades através de uma  comunicação oficial onde todos tenham acesso;

  • Tenha um canal de mensageria oficial para manter as interações com a equipe e parceiros. Um aplicativo muito usado pelas empresas é o Slack;
  • Utilizar ferramenta de gerenciamento de projetos onde todos os envolvidos possam estar atentos ao andamento de cada etapa das atividades em andamento. Algumas sugestões para seu negócio pode ser o Trello, Asana ou Team Work;
  • Não tenha medo de ter conversas difíceis, principalmente em caso de compartilhar suas limitações;
  • Entender a subjetividade que existe por trás de uma ferramenta de bate-papo, a troca de interação utilizando este tipo de ferramenta pode mascarar a intenção e a humanidade; as percepções são tidas de maneiras diferentes. Uma comunicação digital sem cuidados pode gerar mal entendidos e ferir sentimentos.

 

O modelo híbrido será nossa nova realidade?

Uma coisa é certa: ninguém estava preparado para o cenário que estamos vivendo e as empresas foram obrigadas a serem mais ágeis e proativas do que antes. As pessoas se tornaram claramente os parceiros de negócios estratégicos mais importantes e os únicos que podem garantir que os negócios funcionem bem.

Fizemos uma pesquisa em nosso Linkedin sobre qual modelo de trabalho as pessoas adotariam e 70% escolheria um modelo híbrido, ou seja, parcialmente em casa e parcialmente no escritório.

Linkedin Trilha Carreira

 

Este resultado não foi uma surpresa para nós…estamos acompanhando com bastante frequência na mídia, notícias de que algumas empresas estão se desfazendo de andares ou até prédios inteiros para adotarem um novo esquema de trabalho.

Mas uma coisa é certa: coordenar funcionários remotos também exige excelentes habilidades de gerenciamento.

Gerenciar uma equipe remota é saber equilibrar uma excelente comunicação, ter clareza das responsabilidades de cada um dos envolvidos, manter produtividade em alta e identificar as competências chaves de cada pessoa da equipe.

A Trilha Carreira, por meio do Programa de Assessment pode ser o parceiro que você está buscando para identificar e avaliar com eficiência o potencial de cada indivíduo do seu time. 

Este programa proporciona soluções para a Gestão estratégica de pessoas formando empresas mais eficazes ao apoiar o desenvolvimento humano nas áreas de maior competência do colaborador.

Sem um compromisso estabelecido, os funcionários remotos correm o risco de perderem a motivação e por consequência, a produtividade, comprometendo desta forma o trabalho de todos.